Codice Etico

Approvato dal Consiglio di Amministrazione il 10.07.2020

Indice

1. Premessa

2. Soggetti destinatari ed ambito di applicazione del Codice

3. Valore contrattuale del codice

4. Principi generali

4. Principi etici
   1. L’impegno di IFIS nei confronti dei propri dipendenti
   2. Obblighi dei dipendenti e dei collaboratori
   3. Doveri del personale responsabile
   4. Doveri degli Amministratori e dei Sindaci
   5. Efficienza

5. Norme di comportamento
   1. Generalità
   2. Protezione del patrimonio aziendale
   3. Uso dei sistemi informatici
   4. Conflitti di interesse e incompatibilità
   5. Qualità del prodotto
   6. Rapporti con i clienti e con i consumatori
   7. Rapporti con i fornitori
   8. Rapporti con i colleghi
   9. Rapporti con le istituzioni pubbliche
   10. Concorrenza
   11. Rapporti con i media
   12. Rapporti economici con i partiti politici e le organizzazioni sindacali
   13. Contributi e altre sponsorizzazioni
   14. Doni e altre liberalità

6. Trasparenza nelle operazioni
   1. Generalità
   2. Gestione trasparente dell’attività
   3. Verifica delle operazioni

7. Ambiente Sicurezza e Riservatezza
   1. Ambiente
   2. Sicurezza
   3. Riservatezza

8. Istituzione dell’organismo di Vigilanza

9. Diffusione. comunicazione, formazione ed aggiornamento del Codice

10. Attuazione e controllo dei principi

11. Disposizioni sanzionatorie

1. Premessa

Industria Filati Sintetici S.p.A. (“IFIS” o la “Società”), è stata fondata nel 1973 per iniziativa dei fratelli Capasso, famiglia di industriali cordai di antica tradizione. Seguendo la naturale evoluzione del prodotto e della tecnologia disponibile, la IFIS si specializza nella produzione di spaghi e corde realizzati con fibre sintetiche.

L’esperienza acquisita nella conoscenza del prodotto e del mercato consente all’azienda di diventare leader del mercato di cui detiene una cospicua fetta che va sempre incrementandosi.

Nel 1998 la IFIS apre una seconda unità produttiva nella quale sublimano le esperienze acquisite in questi anni, realizzando così i presupposti per essere indiscussa protagonista del mercato.

Nel 2001 la IFIS si è ulteriormente rafforzata ed implementa una nuova linea di produzione dedicata al film cast in polipropilene. Tale investimento ha rappresentato per la IFIS un nuovo business, in quanto il film prodotto è rivolto al settore degli imballaggi flessibili alimentari e tessile ed in particolare a quello per la produzione della busta contenete la pasta. Tale settore si affianca pertanto ai tradizionali settori agricoli e navali portando nella IFIS una maggiore diversificazioni produttiva che la rende di fatto maggiormente resistente alle crisi settoriali.

Nel 2010 entra in funzione la seconda linea di estrusione di film cast polipropilene a 5 strati con possibilità di produzione dei film barriera. In questo modo la IFIS triplica la sua capacità produttiva e diviene di fatto il 2° produttore italiano di film cast polipropilene

La sede produttiva di Marcianise è dotata di impianti moderni con tecnologie computerizzate. L’esperienza maturata nel corso degli anni unitamente al controllo della produzione in ogni fase della lavorazione garantiscono un controllo perfetto e conforme alle più rigide norme tecniche. La particolare flessibilità dell’azienda ha permesso alla IFIS la copertura di mercati molto differenti tra loro, spaziando dall’agricoltura, al navale ed industriale fino agli imballaggi flessibili, riuscendo a creare prodotti di altissima qualità in tutti i settori.

La cultura di IFIS è fondata su tre valori: lo spirito imprenditoriale, la fiducia reciproca e l’etica professionale.

In funzione di questi valori IFIS ha definito i principi di comportamento che sono contenuti nel presente Codice Etico che la Società riconosce, accetta e promuove nello svolgimento della propria attività, sia internamente alla compagine aziendale, sia nei rapporti con i soggetti esterni.

In linea con la finalità di prevenzione degli illeciti che il Codice si propone, IFIS vigila sull’osservanza

delle norme ivi contenute, predisponendo adeguati strumenti di formazione e informazione, assicurando una costante efficacia nel controllo delle modalità di svolgimento della propria attività ed intervenendo, quando del caso, con azioni correttive.

2. Soggetti destinatari ed ambito di applicazione del Codice

Le norme contenute all’interno del codice si applicano senza alcuna eccezione:

• ai Soci (soprattutto se il loro apporto è diretto nella gestione aziendale coincidendo in alcuni casi con la Governance);

• agli amministratori, ai sindaci;

• ai dirigenti ed ai dipendenti;

• ad ogni altro soggetto, privato o pubblico, che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaura, a qualsiasi titolo, rapporti e relazioni di collaborazione (per es. professionisti,…) od opera nell’interesse della Società.

Detti soggetti verranno di seguito nel documento definiti come “Destinatari”.

I “Destinatari” delle disposizioni del presente Codice, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adegueranno le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice.

3. Valore contrattuale del codice

Tutti i dipendenti di IFIS sono tenuti al rispetto delle leggi e delle normative vigenti in Italia e nei Paesi in cui operano, del Codice e delle norme interne aziendali, e ad applicarle con rettitudine ed equità.

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni proprie degli Amministratori, dei Sindaci, nonché di quelle contrattuali dei dipendenti della società e di coloro che abbiano comunque rapporti di collaborazione ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105, 2106 del Codice Civile.

La violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con la Società e può portare ad azioni disciplinari legali o penali e, nelle ipotesi più gravi, alla risoluzione del rapporto di lavoro se posta in essere dal dipendente, all’interruzione del rapporto se posta in essere da un soggetto terzo ed infine alla revoca dell’incarico e alle azioni di responsabilità nel caso di amministratori, sindaci.

4. Principi generali

4. Principi Etici

L’attività di IFIS è interamente improntata ai principi di:

• Responsabilità — fondamentale per raggiungere il massimo livello di comportamento etico.

• Lealtà — che implica Il dovere di perseguire in ogni situazione gli interessi della società.

• Fiducia — che implica un rapporto reciproco di fiducia e fedeltà

• Imparzialità e rispetto della persona

• Trasparenza — che implica l’impegno di tutti a fornire le dovute informazioni, sia all’interno che all’esterno della Società, in modo chiaro, veritiero e completo.

In generale, ogni attività messa in atto per il raggiungimento dello scopo societario deve essere svolta nel pieno rispetto della normativa vigente.

La Società applica i suddetti principi ad ogni stadio e livello della propria attività, dalla selezione e organizzazione del personale fino alla gestione dei rapporti con i clienti ed i fornitori, la Pubblica Amministrazione e le autorità.

In particolare IFIS S.p.A.:

• condivide gli obiettivi ed i valori aziendali con i propri dipendenti, collaboratori e clienti, fondando i rapporti professionali sulla lealtà e sulla fiducia;
• evita ogni discriminazione basata sull’età, sul sesso, sullo stato di salute, sull’etnia, sulla lingua, sull’orientamento sessuale, sulle convinzioni personali, sulla nazionalità, sulle opinioni politiche, sul credo religioso dei propri interlocutori, sull’eventuale adesione o non adesione ad un’associazione sindacale ovvero sull’eventuale cessazione della stessa, nonché ogni discriminazione basata sulla condizione delle persone disabili;
• guida i propri dipendenti e collaboratori nell’utilizzo conforme ai limiti di legge ed etico degli strumenti informativi, delle email e di internet;
• svolge la propria attività all’insegna della trasparenza, sia nella gestione interna dell’attività aziendale e nell’attribuzione di compiti e responsabilità, sia nei rapporti con clienti, fornitori e collaboratori esterni;
• condanna e rifiuta ogni azione non fondata sull’onestà, integrità ed equità;
• si oppone fermamente e si adopera attivamente per evitare lo sfruttamento dei minori sia direttamente che per il tramite dei propri business partner;
• promuove il rispetto della normativa vigente come presupposto e linea guida per ogni attività;
• si adopera per la valorizzazione delle risorse umane come elemento indispensabile per l’esistenza e lo sviluppo dell’impresa;
• nell’ottica di uno sviluppo sostenibile, opera nel rispetto degli equilibri sociali e ambientali e contribuisce allo sviluppo delle autonomie locali ricorrendo preferibilmente a personale e fornitori locali.

4. L’impegno di IFIS nei confronti dei propri dipendenti

IFIS riconosce la centralità delle proprie risorse umane, riconoscendone la centralità nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca. In tale ottica, IFIS si impegna ad offrire, in base alle proprie necessità, pari opportunità di lavoro senza operare distinzioni di sesso, di razza o etnia, di religione, opinioni politiche, nazionalità, età ed altre condizioni personali o sociali. Inoltre coinvolge attivamente le proprie risorse umane nel progetto aziendale, anche decisionale, al fine di consentire l’espressione delle capacità personali e la realizzazione professionale.

Le funzioni si impegnano ad adottare criteri di merito e di competenza, e comunque strettamente

professionali, per qualunque decisione relativa ad un dipendente e ad assicurare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche individuali non possano dare luogo a discriminazioni di alcun tipo.

IFIS si impegna ad adottare un sistema di valutazione delle prestazioni del personale fondato su criteri di valutazione oggettivi.

Al di là degli standard e dei principi stabiliti dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro, è interesse primario di IFIS favorire lo sviluppo del potenziale di ciascuna risorsa e la sua crescita professionale attraverso:

• il rispetto, anche in sede di selezione, della personalità e della dignità di ciascun individuo, evitando la creazione di situazioni in cui le persone si possano trovare in condizione di disagio;
• la prevenzione di abusi e di comportamenti che abbiano un contenuto discriminatorio;
• una formazione adeguata alla posizione di ciascuno;
• la definizione di ruoli, responsabilità, deleghe e disponibilità di informazioni tali da consentire a ciascuno di assumere le decisioni che gli competono nell’interesse della società;
• un esercizio prudente, equilibrato ed obiettivo da parte dei responsabili di specifiche attività o unità organizzative, dei poteri connessi alla delega ricevuta;
• una comunicazione interna chiara, precisa e veritiera sulle politiche e le strategie dell’Azienda;
• un uso corretto e riservato dei dati personali;
• luoghi di lavoro adeguati alla sicurezza e alla salute di chi li utilizza.

4. Obblighi dei dipendenti e dei collaboratori

I lavoratori dipendenti ed i collaboratori esterni si obbligano ad osservare le disposizioni del presente Codice all’atto dell’assunzione/inizio collaborazione o, se già avvenuta, al momento della divulgazione.

Tutti i dipendenti / collaboratori sono tenuti a conoscere il contenuto delle norme contenute nel Codice ed, in particolare, hanno il dovere di:

• astenersi da ogni comportamento contrario a tali norme o alla legislazione vigente;
• astenersi dall’assumere occupazioni alle dipendenze di terzi, incarichi di consulenza o altre responsabilità per conto dei terzi, senza la preventiva autorizzazione scritta dell’azienda;
• astenersi dallo svolgere, in qualsiasi forma, attività contrarie agli interessi dell’impresa o comunque incompatibili con i doveri e le mansioni a cui il dipendente/collaboratore è adibito;
• rivolgersi ai propri superiori o alle funzioni competenti in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse;
• riferire tempestivamente alle funzioni competenti ed all’organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001 qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili violazioni delle norme del Codice, nonché qualsiasi richiesta di violazione delle norme che sia stata loro rivolta;
• collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni, mantenendo la riservatezza richiesta;
• collaborare con le strutture deputate, fornendo ogni informazione utile all’aggiornamento del Codice.

4. Doveri del personale responsabile

Oltre agli obblighi validi per tutto il personale dipendente di cui al paragrafo precedente, coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità nei confronti di personale sottoposto alla loro vigilanza e direzione devono evitare ogni abuso della propria posizione.

In particolare, coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità devono:

• essere imparziali e non indulgere in trattamenti di favore;
• prendere le decisioni nella massima trasparenza ed essere in grado di poterne in ogni momento giustificare le ragioni;
• respingere e/o non esercitare indebite pressioni sui propri collaboratori (per esempio volte a indurre il personale a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria);
• non determinare, né concorrere a determinare, situazioni di privilegio;
• non utilizzare indebitamente il proprio potere decisionale e gestionale e/o le informazioni ottenute grazie al proprio ruolo, allo scopo di conseguire vantaggi per sé o per altri, in contrasto con gli interessi aziendali.

I Responsabili devono vigilare sull’operato dei propri collaboratori e devono informare l’OdV (di prossima nomina) di ogni possibile violazione delle norme aziendali.

4. Doveri degli Amministratori e dei Sindaci

Gli Amministratori ed i Sindaci si obbligano ad osservare le disposizioni del presente Codice all’atto della nomina o, se già avvenuta, al momento della divulgazione.

Gli Amministratori ed i Sindaci in particolare devono:

• astenersi da ogni comportamento contrario alle disposizioni del presente codice e alla legislazione in vigore;
• riferire tempestivamente all’OdV (di prossima nomina) qualsiasi notizia in merito a ogni possibile violazione del Codice;
• collaborare con le strutture deputate a verificare le possibili violazioni, mantenendo la riservatezza richiesta;
• essere imparziali e non indulgere in trattamenti di favore;
• prendere le decisioni nella massima trasparenza ed essere in grado di poterne in ogni momento giustificare le ragioni;
• respingere indebite pressioni;
• non determinare, né concorrere a determinare, situazioni di privilegio;
• non utilizzare indebitamente il proprio potere decisionale e gestionale e/o le informazioni ottenute grazie al proprio ruolo, allo scopo di conseguire vantaggi per sé o per altri.

4. Efficienza

Il principio della efficienza richiede che in ogni attività lavorativa venga realizzata l’economicità della gestione delle risorse impiegate nell’erogazione dei servizi garantendo l’impegno di offrire un servizio adeguato rispetto alle esigenze del cliente e secondo gli standard più avanzati.

5. Norme di comportamento

5. Generalità

Tutti coloro che prestano attività professionale in favore di IFIS devono astenersi dal mettere in pratica o dal favorire in qualsiasi modo la messa in pratica di:

• atti di corruzione;
• atti diretti a truffare lo Stato, gli Enti Pubblici Locali o Comunitari;
• atti diretti a turbare la libertà del mercato e a compiere frodi nell’esercizio del commercio;
• induzioni a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci alla Autorità Giudiziaria;
• favori illegittimi di qualsiasi natura ai colleghi o a soggetti esterni all’azienda;
• sollecitazioni dirette o indirette di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri;
• svolgimento dell’attività professionale sotto l’effetto di sostanze alcoliche e/o stupefacenti;
• comportamenti ingiuriosi, diffamatori, minacciosi o violenti;
• comportamenti integranti forme di costrizione fisica o morale di altre persone, tali da impedire l’esercizio della volontà personale, salvo il caso di legittima difesa;
• diffusione di informazioni riservate riguardanti l’attività dell’azienda;
• comportamenti in violazione della norme sul diritto d’autore.

5. Protezione del patrimonio aziendale

I locali, le attrezzature ed i beni di IFIS possono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento dell’attività aziendale.

E‘ responsabilità di ciascuno proteggere i beni che gli sono stati affidati da furto, danneggiamento o uso improprio degli stessi.

E’ vietato utilizzare i sistemi informativi in modo tale da interferire con la produttività propria o di altri o per accedere a siti Internet aventi contenuto in contrasto con i principi di IFIS.

E’ vietato — senza autorizzazione — esportare o riprodurre in” copia ogni informazione concernente l’attività dell’azienda che, come tale, costituisce asset della Società, attraverso qualsiasi strumento e/o dispositivo, anche informatico.

Tali usi sono da considerarsi appropriazione illegittima dei beni di IFIS.

5. Uso dei sistemi informatici

Rispetto all’utilizzo dei sistemi informatici, così come definito dal Regolamento dei sistemi informativi, ogni dipendente (o collaboratore esterno che utilizza sistemi informatici di IFIS) è responsabile della sicurezza dei sistemi utilizzati ed è soggetto alle disposizioni normative in vigore e alle condizioni dei contratti di licenza.

Salvo quanto previsto dalle leggi civili e penali, rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse aziendali l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro o per inviare messaggi offensivi o che possano arrecare danno all’immagine dell’impresa.

In particolare ogni dipendente o collaboratore non deve visitare / accedere a siti web che possono

danneggiare IFIS in qualunque modo.

Ogni dipendente (o collaboratore esterno) è altresì tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.

E’ a tal proposito vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sul dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno. Il divieto è rafforzato se ad essere danneggiato è lo Stato o un Ente pubblico.

5. Conflitti di interesse e incompatibilità

Dipendenti e collaboratori non devono svolgere attività in conflitto di Interessi con l’attività della Società né svolgere ruoli tra loro incompatibili.

Per conflitto di interessi si intendono i casi in cui viene perseguito un interesse diverso da quello di IFIS.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, si trova in conflitto di interessi chi — anche attraverso i propri familiari — condivide interessi economici con clienti, fornitori o concorrenti della Società.

Nel caso di conflitto di interessi — anche solo potenziale — è fatto obbligo di informare tempestivamente il proprio Responsabile e, se necessario, il Direttore di riferimento.

Per incompatibilità ci si riferisce alla corrispondenza sulla stessa persona di incarichi In contrasto tra loro. A titolo di esempio un consulente fiscale di IFIS non può essere membro del Collegio Sindacale della Società.

Nel caso di incompatibilità di membri del Collegio Sindacale il Consiglio di Amministrazione deve avvisare l’assemblea del Soci. In tutti i casi è fatto obbligo di informare l’OdV (di prossima nomina).

5. Qualità del prodotto

IFIS ha come scopo primario della propria attività la massima soddisfazione possibile e la tutela di

tutti i propri clienti, anche prestando attenzione alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei prodotti.

IFIS s’impegna pertanto ad essere attenta alle mutevoli esigenze del mercato e a migliorare costantemente la qualità dei prodotti offerti a tutti i clienti.

A tal fine le attività di ricerca, sviluppo, produzione e commercializzazione sono improntate a standard di qualità di assoluta eccellenza.

A testimonianza del proprio impegno, IFIS ha intrapreso un percorso che ha portato all’ottenimento della certificazione di gestione qualità ISO 9001 per il proprio sito produttivo di Marcianise.

5. Rapporti con i clienti

Nei rapporti con i clienti attuali o potenziali è fatto obbligo di osservare scrupolosamente le policy e le procedure interne.

Il cliente deve essere adeguatamente informato circa i prodotti offerti e deve essere messo nelle condizioni di operare scelte consapevoli e basate su elementi reali e riscontrabili.

E’ vietata qualsiasi forma di pubblicizzazione ingannevole o fuorviante dei prodotti, di informazione tendente a non consentire al cliente una valutazione basata su elementi oggettivi e trasparenti.

E’ inoltre vietato modificare le condizioni contrattuali o le modalità di prestazione del servizio in modo arbitrario e senza preventiva autorizzazione scritta da parte dei Responsabili in tal senso designati.

IFIS ha definito che le campagne marketing sui mass-media di settore ed i materiali promozionali rivolti alla propria clientela:

• devono essere condotte all’insegna del buon gusto;
• devono essere conformi alla legislazione italiana.

5. Rapporti con i fornitori

Nei rapporti con l fornitori è fatto obbligo di osservare scrupolosamente le procedure interne per la selezione e la gestione della relazione commerciale.

E’ vietato precludere ad una azienda fornitrice in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura, adottando criteri di valutazione oggettivi e trasparenti.

In questo senso i responsabili degli acquisti devono:

• fornire le stesse informazioni e istruzioni a tutti i fornitori in competizione per la stessa gara di fornitura e garantire che nessun competitore sia svantaggiato nel corso di tutta l’operazione;
• garantire che la protezione di tutte le informazioni riservate che sono comunicate dal fornitori e di loro proprietà, a meno che non sia chiaramente stabilito in sede contrattuale che le informazioni diventano proprietà di IFIS;
• accogliere i fornitori con cortesia, qualunque sia la situazione, anche se IFIS non è soddisfatta dei servizi e\o dei prodotti forniti.

Infine è vietato imporre reciprocità nel rapporto d’affari, condizionando la scelta del fornitore solo alla sua accettazione o meno di acquistare, a sua volta, prodotti e/o servizi di IFIS.

5. Rapporti con i colleghi

I rapporti con i colleghi sono improntati alla correttezza, alla collaborazione, al rispetto reciproco e alla professionalità.

E’ vietato dare luogo a molestie di qualsiasi tipo e a comportamenti che tendano ad offendere o ad isolare mediante atteggiamenti ostili ed intimidatori singoli lavoratori o gruppi di essi.

5. Rapporti con le istituzioni pubbliche

I rapporti con la Pubblica Amministrazione Centrale (Ministeri, Organi di Controllo Fiscali, Autorità

Giudiziaria, Autorità Garanti, etc) Locale (Regioni, Province, Comuni) o sovranazionale (Unione Europea) o di altre organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato Estero, devono essere improntati alla trasparenza, all’etica dei comportamenti nonché al rigido rispetto di Leggi e Regolamenti.

E’ vietato:

• corrispondere o offrire, sia direttamente sia indirettamente, pagamenti o benefici materiali di qualsiasi natura ed entità o opportunità di impiego a pubblici ufficiali, a dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti per influenzare o compensare un atto del loro ufficio; tranne nei casi previsti al punto 5.14;
• fornire alla Pubblica Amministrazione informazioni non veritiere, documenti falsi o attestanti dati non veri allo scopo di trarne beneficio diretto od indiretto.

Attenzione e cura deve essere quindi posta nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione ed utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale, provinciale o comunitaria), rapporti con autorità di controllo o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali o amministrativi, ecc.

A puro titolo di esempio non esaustivo, sono quindi censurate:

• false attestazioni per ottenere concessioni, licenze o autorizzazioni
• false attestazioni per l’ottenimento di contributi, finanziamenti e sovvenzioni
• omissioni di informazioni o documenti dovuti
• comportamenti fraudolenti atti ad influenzare positivamente il giudizio delle Autorità pubbliche
• dichiarazioni false o solo parzialmente veritiere agli Organi di Controllo e all’Autorità Giudiziaria in sede di accessi, ispezioni, verifiche, interrogatori e processi.

5. Concorrenza

E’ vietato compiere o partecipare a qualsiasi iniziativa contraria alla normativa vigente in materia di libera concorrenza, antitrust e monopolio.

E’ vietato stipulare accordi, anche di natura informale, al fine di alterare Il principio della libera concorrenza sul mercato.

5. Rapporti con i media

Il personale non intrattiene rapporti con organi di stampa o con altri mezzi di comunicazione di massa relativamente all’attività della Società, salvo che tale attività costituisca mandato specifico oppure sia stata espressamente autorizzata secondo le procedure interne vigenti.

5. Rapporti economici con partiti politici e organizzazioni sindacali

IFIS si astiene dall’effettuare finanziamenti a partiti politici in Italia e all’estero, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati.

E’ viceversa ammesso l’omaggio/la distribuzione dei propri prodotti purché previamente autorizzati dall’Amministratore Delegato e successivamente comunicati all’OdV (di prossima nomina).

La Società in ogni caso si astiene inoltre dall’assumere iniziative che possano costituire direttamente o indirettamente forme di pressione indebite nei confronti di esponenti politici o sindacali ovvero di organizzazioni politiche o sindacali.

5. Contributi ed altre sponsorizzazioni

IFIS può aderire alle richieste di contributi, limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni con regolari statuti e atti costitutivi che non abbiano fini di lucro e il cui oggetto sia di elevato valore culturale o benefico.

Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo a eventi o ad organismi che offrano garanzia di qualità e nei cui confronti possa escludersi ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.

5. Doni e altre liberalità

Nessun dipendente, né direttamente, né attraverso membri della propria famiglia, può sollecitare o accettare denaro o altri doni da un cliente o da un fornitore, se questi possono influenzare o anche solo dare l’impressione di influenzare il normale corso degli affari di IFIS, salvo in casi in cui si tratti di doni tradizionalmente offerti a tutti coloro che intrattengono lo stesso tipo di rapporto con quel cliente o fornitore.

Fatta eccezione per i casi sopra menzionati, nel caso in cui un dipendente riceva un dono è fatto obbligo di informare tempestivamente il proprio superiore e l’OdV (di prossima nomina) qualora il dono superi il normale concetto di “modico valore”.

Il personale di IFIS può fare regali ai propri clienti, fornitori e funzionari e/o offrire rinfreschi, pranzi o cene di lavoro purché ciò non porti a sollevare dubbi rispetto all’integrità ed etica dei comportamenti.

In ogni caso i doni devono essere di modico valore (non superiore a 150€ annui).

6. Trasparenza nelle operazioni

6. Generalità

L’attività di IFIS è fondata sul rispetto delle regole e sulla consapevolezza dell’esistenza di normative e procedure interne.

6. Gestione trasparente dell’attività

IFIS si impegna a mantenere un sistema organizzativo formalizzato, che prevede la chiara indicazione dell’attribuzione delle responsabilità, delle linee di dipendenza gerarchica e della definizione delle funzioni.

Ogni operazione o segmento di processo dell’attività aziendale deve essere registrato, autorizzato,

verificabile, legittimo, coerente e congruo.

Tutte le operazioni di IFIS devono poter essere verificate nel loro processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.

La Società stabilisce in via preventiva e precisa, assegnandoli in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite, i poteri autorizzativi e di firma.

Ogni dipendente o collaboratore esterno deve essere informato in modo preciso dei propri compiti e, nello svolgimento delle proprie mansioni, deve rispettare le regole stabilite dalla procedura interna, informando tempestivamente Il proprio Referente e, se necessario, il Direttore di riferimento ogni qualvolta ciò non sia, per qualsiasi ragione, possibile.

6. Verifica delle operazioni

Per ogni operazione è conservata un’adeguata documentazione, in modo da consentire la precisa

ricostruzione dell’operazione stessa e l’individuazione esatta delle responsabilità.

Il sistema garantisce l’applicazione del principio della separazione delle funzioni, in modo tale che

l’autorizzazione di un’operazione debba pervenire da persona o organo differente rispetto a quello che contabilizza, esegue operativamente o controlla l’operazione.

Tutti i dipendenti sono partecipi del sistema di controllo aziendale e sono tenuti a riferire di ogni omissione, falsificazione, trascuratezza nella contabilità o nella documentazione di supporto.

Nel fruire di beni e servizi a disposizione per lo svolgimento del lavoro, il personale deve essere in grado di giustificare l’uso conforme all’esercizio della propria attività professionale, evitando sprechi e impieghi inefficienti e garantendo una corretta conservazione del valore del bene o del servizio affidato.

7. Ambiente, Sicurezza e Riservatezza

7. Ambiente

IFIS si impegna, direttamente e per tramite dei propri business partner, a contribuire allo sviluppo ed al benessere delle comunità in cui opera, perseguendo l’obiettivo, nello svolgimento della propria attività, di ridurre l’impatto ambientale. La ricerca e l’innovazione tecnologica devono essere dedicate, in particolare, alla promozione dell’utilizzo di prodotti e processi sempre più compatibili con l’ambiente.

La Società si impegna a sensibilizzare i vari livelli del personale, perseguendo la crescita della consapevolezza e del senso di responsabilità di tutta l’organizzazione per la salvaguardia dell’ambiente. Il senso di responsabilità, il comportamento e gli atteggiamenti assunti nei confronti degli aspetti relativi alla corretta gestione delle problematiche ambientali costituiscono parte integrante della mansione di ciascun dipendente e collaboratore e sono, pertanto, elemento significativo di giudizio sulle prestazioni di ciascun dipendente e sulla qualità di quelle rese da terzi.

I dipendenti coinvolti in processi operativi che possono avere ripercussioni ambientali devono svolgere il proprio lavoro in modo coscienzioso e nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

A testimonianza del proprio impegno, IFIS ha intrapreso un percorso che ha portato all’ottenimento della certificazione di gestione ambientale ISO 14001 per il proprio sito produttivo di Marcianise.

7. Sicurezza

La Società si impegna inoltre a tutelare l’integrità morale e fisica dei propri dipendenti, dei consulenti, dei collaboratori, degli appaltatori e dei propri clienti oltre che a gestire le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione attraverso l’attività continuativa di funzioni aziendali a ciò specificatamente preposte.

La gestione operativa deve fare riferimento a criteri avanzati di salvaguardia, perseguendo il miglioramento delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro.

Si impegna altresì a promuovere e diffondere tra i propri dipendenti comportamenti responsabili, mettendo in atto le necessarie azioni preventive, al fine di preservare la salute, la sicurezza e l’incolumità di tutto il personale nonché dei terzi che frequentano I propri locali ed aree lavorative.

7. Riservatezza

Chiunque intrattenga relazioni con IFIS è tenuto al rigoroso rispetto dell’obbligo di riservatezza relativamente alle informazioni relative all’attività dell’azienda apprese nello svolgimento della propria mansione o collaborazione, salvo quanto diversamente stabilito dal regolamento interno e dalle procedure aziendali.

Ai personale non è consentito l’accesso a dati e documenti interni della Società, sia formalizzati sia in fase di redazione, se non nei casi previsti dalla normativa e dalle procedure interne vigenti.

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto delle disposizioni di cui al D.lgs. 196/03 (Codice in materia di trattamento dei dati personali) e successive modifiche e integrazioni nonché al Regolamento Europeo n.679/2016 (in sigla GDPR).

8. Istituzione dell’organismo di vigilanza

L’Organismo di vigilanza è un organo della società dotato di indipendenza, di piena autonomia di azione e di controllo la cui attività è caratterizzata da professionalità ed imparzialità.

Esso è posto in una posizione apicale all’interno della gerarchia aziendale ed in rapporto diretto con il Consiglio di Amministrazione al quale riferisce di eventuali violazioni del presente Codice ed è dotato di una continuità di azione elevata.

All’Organismo di vigilanza viene garantita una adeguata autonomia finanziaria tramite l’attribuzione di risorse da parte della azienda e non sono assegnate funzioni di tipo operativo al fine di garantirne la maggiore obiettività di azione possibile.

I recapiti dell’ OdV (di prossima nomina) saranno comunicati ai “Destinatari” del presente codice.

9. Diffusione, comunicazione, formazione ed aggiornamento del Codice

IFIS provvederà, a:

• consegnare ad ogni nuovo assunto il codice etico illustrandone le finalità;
• assicurare la diffusione del presente Codice presso tutto il personale dipendente e presso tutti i collaboratori esterni inserendo una nota informativa dell’adozione in tutti i contratti;
• predisporre e realizzare un piano di formazione specifico e differenziato per ruoli aziendali, volto a divulgare i principi e le norme etiche su cui si basa l’intera attività della Società;
• mettere a disposizione di ogni interessato gli strumenti necessari al chiarimento circa l’attuazione delle norme contenute nel Codice, mediante la possibilità di rivolgersi al proprio Superiore;
• aggiornare tempestivamente il contenuto del Codice al fine di adeguarlo alle evoluzioni normative eventualmente rilevanti, dandone diffusione come sopra specificato.

Tutti i soggetti interessati devono confermare formalmente e per iscritto di aver ricevuto il Codice Etico e di essere a conoscenza delle disposizioni in esso contenute.

10. Attuazione e controllo dei principi

IFIS provvede a compiere adeguate verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del

Codice, attraverso l’OdV (di prossima nomina). Lo stesso vigila comunque costantemente sul rispetto del principi definiti nel presente documento.

11. Disposizioni sanzionatorie

L’osservanza delle norme del presente Codice deve considerarsi parte integrante ed essenziale degli obblighi facenti capo ai dipendenti in virtù del rapporto di lavoro in essere. La violazione delle norme del Codice costituisce inadempimento ai predetti obblighi e, in quanto tale, ha rilievo disciplinare e potrà dar corso ad una procedura disciplinare nei confronti dei responsabili, applicando le seguenti sanzioni disciplinari seguendo il criterio della proporzionalità così come meglio definito nel CCNL Industria:

• rimprovero verbale
• rimprovero scritto
• multa (consiste in una trattenuta dalla retribuzione netta di un importo non superiore al valore massimo previsto dal CCNL applicabile)
• sospensione (può variare dal minimo al massimo dei giorni di lavoro non retribuiti secondo quanto previsto dal CCNL applicabile). Il periodo della sospensione è deciso discrezionalmente dalla società e può anche essere frazionato nella sua applicazione)
• licenziamento

Pertanto, a tutti i sensi di legge e di contratto, le norme del Codice Etico, è messo a disposizione dei lavoratori mediante affissione in un luogo accessibile a tutti.

L’osservanza delle norme del presente Codice deve inoltre considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai collaboratori e/o dai soggetti aventi relazioni d’affari con la Società.

La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla risoluzione del contratto e/o dell’incarico e potrà comportare il risarcimento del danni dalla stessa derivanti.

Potranno altresì essere soggetti ad una procedura disciplinare anche i dipendenti che effettuino un uso improprio delle segnalazioni.

In particolare, potranno essere passibili di procedura disciplinare i dipendenti che effettuino denunce contenenti informazioni false e/o infondate ed effettuate con scopo ritorsivo, vessatorio e/o malizioso nei confronti del presunto autore dell’atto denunciato, e/o effettuate con il fine di danneggiarne l’immagine.

In caso di violazione delle disposizioni previste dal presente Codice etico, si provvederà ad applicare nei confronti dei dirigenti le misure più idonee in conformità a quanto previsto dal CCNL applicabile ai dirigenti.

Inoltre, in caso di violazione del Codice Etico:

– da parte degli Amministratori della Società, l’Organismo di Vigilanza informerà il Collegio dei Sindaci che provvederà ad assumere le opportune iniziative quali la convocazione dell’Assemblea dei Soci;

– da parte dei Sindaci, l’Organismo di Vigilanza informerà, per tramite del Consiglio di Amministrazione, l’Assemblea del Soci la quale prenderà gli opportuni provvedimenti in merito, come ad esempio la convocazione di un’assemblea straordinaria dei soci al fine di definire le misure più idonee da adottare;

– posto in essere dal Collaboratori esterni in contrasto con le linee di condotta indicate dal Codice

Etico, determinerà la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento qualora da tale comportamento derivino danni concreti alla Società. Nei documenti

contrattuali per i collaboratori esterni e comunque per i fornitori sono definite clausole risolutive a

tale riguardo.